O que fazer com prontuários e documentos médicos perante falecimento do médico responsável, fechamento e/ou encerramento de atividades de clínicas?

A questão posta é de difícil solução para o profissional – e principalmente seus familiares –, se considerarmos que, na normativa em vigor, em especial a Resolução CFM nº 1.821/07 (http://www.cremesp.org.br/?siteAcao=PesquisaLegislacao&dif=s&ficha=1&id=7575&tipo=RESOLU%C7%C3O&orgao=Conselho%20Federal%20de%20Medicina&numero=1821&situacao=VIGENTE&data=11-07-2007), todo o arquivo sob a responsabilidade do profissional, da clínica ou do estabelecimento de saúde, deve ser mantido por vinte anos, contados da data do último registro.

Esta condição, de suma importância à continuidade e à efetividade dos tratamentos médicos, por vezes, representa um grande transtorno à família do profissional quando este falece, ao próprio médico quando decide encerrar suas atividades, e aos hospitais e clínicas quando do seu fechamento.

Evidentemente, prontuários e fichas de atendimento não podem ser simplesmente descartados, por se tratar de material de propriedade do paciente, sob a guarda do profissional, além de protegido pelo sigilo.

Sobre o tema Morte de Médico Dono de Clínica, o Processo Consulta nº 3.120/94-CFM (31/95) https://sistemas.cfm.org.br/normas/visualizar/pareceres/BR/1995/31, especifica:

“Quando o arquivo pertencer a uma instituição, hospital ou casa de saúde, um substituto ocupará a sua função (do proprietário da clínica) e herdará os arquivos, pois o arquivo pertence ao local de trabalho”.

Conforme o documento, podem também ser considerados herdeiros, mesmo em consultórios, serviços e departamentos particulares, “os médicos assistentes diretos, com os quais a própria clientela detinha o costume e a indicação da confiança do titular, quando em exercício."

Significa, portanto, que, quando há uma sucessão empresarial ou profissional, os documentos médicos devem ser simplesmente transferidos aos novos profissionais ou aos que permanecerem na instituição (“herdeiros médicos”), até pelo fato de que há a probabilidade de os pacientes procurarem o serviço novamente, mesmo que sob outra denominação.

A guarda dos documentos não poderia ser de responsabilidade natural dos familiares, por determinação de normas ou leis sanitárias, ético-profissionais ou da Justiça comum. (N. da R. – A exceção seria se familiares fossem médicos que se encaixassem na sucessão empresarial ou profissional acima).

Tendo em vista o exposto, o arquivo particular de médico falecido sem herdeiro profissional “deve então ser incinerado por pessoa de convivência diária direta, familiares ou secretária particular".

Nas hipóteses de médico que se aposenta, abandona a profissão ou simplesmente encerra suas atividades, sem que ninguém o suceda (situações não previstas no Parecer 3.120/94-CFM 31/95), deve ser adotada a mesma sistemática indicada quando do óbito: o encerramento das atividades finaliza a vida profissional, fazendo com que o médico se desligue de seus pacientes.

Ou seja, não haveria motivo para que permanecesse mais de vinte anos sem poder encerrar seu exercício profissional, pela obrigação de manter, de forma onerosa, um arquivo. Nessas hipóteses, contudo, antes de mandar incinerar, seria conveniente o profissional fazer publicar um pequeno Edital, em jornal de circulação em sua área de atuação, informando o encerramento das atividades e que, a partir de uma data pré-definida, a documentação médica sob sua responsabilidade será incinerada.

Desta forma, os pacientes que tiverem interesse em retirar sua documentação, poderão procurá-lo para assim proceder. Tal medida, além de indicar uma responsabilidade do profissional, torna transparente e facilita o acesso de seus antigos pacientes à informação.

Resposta baseada no Parecer Consulta nº 118.721/18, do Cremesp. 

Confira ainda a Resolução CFM nº 1821/07